Contacts et sous-comptes

Vous n’êtes pas seul à gérer l’hébergement : un associé règle les factures, un développeur ouvre les tickets techniques, un responsable de communauté administre le serveur. Cette page explique comment donner à chacun le bon accès sans partager votre mot de passe — et comment le retirer le jour où la personne s’en va.

La règle tient en une phrase : un mot de passe partagé n’est plus un mot de passe. Si deux personnes utilisent le même identifiant, plus personne ne sait qui a résilié quoi, et le départ d’un collaborateur oblige à tout changer.

Différence entre contact et sous-compte

Dans l’espace client, un contact est une personne rattachée à votre compte. Il a sa propre adresse email et, si vous le décidez, son propre accès à cloudfive.fr/manager : on parle alors de sous-compte.

• Un contact sans accès sert uniquement à recevoir des emails — typiquement une adresse de comptabilité qui doit recevoir les factures sans jamais se connecter.
• Un sous-compte est un contact à qui vous avez activé l’accès et attribué des permissions. Il se connecte avec sa propre adresse et son propre mot de passe, et ne voit que ce que vous avez autorisé.
• Le compte principal reste le vôtre. C’est le titulaire du contrat : lui seul dispose de tout, et c’est à lui que revient la décision finale sur une résiliation.

Ne pas confondre avec les accès techniques

Un contact de l’espace client ne donne aucun accès technique. Pour qu’un collaborateur administre le serveur lui-même, c’est dans l’outil concerné que ça se passe :

• serveur de jeu : Gérer les sous-utilisateurs du panel ;
• hébergement web : un compte FTP distinct, voir Envoyer ses fichiers (FTP / SFTP) ;
• VPS : un utilisateur système et sa propre clé, voir Créer et utiliser une clé SSH.

Les deux systèmes sont indépendants : retirer un contact ne coupe pas un accès au panel, et inversement.

Ajouter un contact

1. Connectez-vous à cloudfive.fr/manager avec le compte principal.

2. Ouvrez la gestion des contacts de votre profil, puis créez un nouveau contact.

3. Renseignez son nom, son adresse email et, s’il s’agit d’une société, sa fonction. Utilisez une adresse qui lui appartient, jamais une deuxième fois la vôtre : une adresse déjà utilisée sur CloudFive sera refusée.

4. Indiquez si ce contact doit pouvoir se connecter à l’espace client. Si oui, un mot de passe lui est demandé ou envoyé selon le cas.

5. Cochez les permissions à déléguer (section suivante), puis enregistrez.

6. Demandez à la personne de se connecter une première fois et de vérifier qu’elle voit bien ce qu’elle doit voir — et rien de plus.

Une adresse par rôle, pas par personne

Pour la comptabilité, préférez une adresse de fonction (compta@exemple.fr) à l’adresse personnelle d’un salarié. Le jour où il change de poste, vous n’avez rien à reconfigurer.

Choisir les permissions déléguées

Les permissions se cochent une par une. Elles couvrent en général :

Domaine	Ce que ça ouvre	À qui
Informations du compte	Voir et modifier les coordonnées et l’adresse de facturation	Vous seul, en pratique
Factures	Consulter les factures et les régler	Comptabilité, associé
Moyens de paiement	Ajouter ou retirer un moyen de paiement	Personne de confiance uniquement
Tickets support	Ouvrir des tickets et suivre les réponses	Développeur, responsable technique
Services	Voir la liste des services et leurs échéances	Toute l’équipe technique
Commandes	Passer de nouvelles commandes	Vous seul, sauf raison précise
Contacts	Créer ou supprimer d’autres contacts	Vous seul

La liste exacte dépend de la version de l’espace client : fiez-vous aux libellés affichés devant vous, ils sont explicites.

Deux principes suffisent à bien doser :

1. Donnez le minimum qui permet de travailler. Un développeur a besoin d’ouvrir des tickets et de voir les services ; il n’a aucun besoin d’accéder aux moyens de paiement.
2. Ne déléguez jamais la commande et la résiliation si vous n’avez pas une raison précise de le faire. Ce sont les deux actions qui engagent de l’argent ou détruisent des données — voir Résilier un service.

Note

Un contact qui peut ouvrir des tickets peut aussi lire ceux qui lui sont visibles. Ne faites pas circuler de mot de passe dans un ticket : voir Ouvrir un ticket de support.

Gérer les emails reçus par chaque contact

Chaque contact choisit — ou vous choisissez pour lui — les catégories d’emails qu’il reçoit : facturation, support, informations techniques et annonces produit. Les intitulés exacts figurent sur sa fiche.

1. Ouvrez la fiche du contact concerné.

2. Cochez les catégories d’emails qu’il doit recevoir, décochez les autres.

3. Enregistrez, puis vérifiez à la facture ou au ticket suivant que l’email arrive bien.

Trois réglages couvrent la majorité des besoins :

• Comptabilité : emails de facturation uniquement.
• Technique : emails de support et notifications techniques.
• Vous : tout, parce que c’est vous qui restez responsable.

Attention

Décocher toutes les catégories sur votre compte principal est le meilleur moyen de rater un avis d’échéance et de découvrir la suspension un dimanche soir. Gardez au moins les emails de facturation : voir Factures et paiements.

Pensez aussi à surveiller les indésirables les premières semaines, et à autoriser l’expéditeur dans votre messagerie. Un email de relance filtré compte comme un email non lu.

Retirer un accès

Un départ se traite le jour même, pas « quand on aura le temps ».

1. Ouvrez la fiche du contact et désactivez son accès à l’espace client, ou supprimez le contact.

2. Retirez ses accès techniques, qui sont indépendants : sous-utilisateur du panel de jeu, compte FTP de l’hébergement web, clé SSH ou utilisateur système du VPS.

3. Changez les mots de passe qu’il connaissait : mot de passe du panel, mot de passe des bases de données (jeu ou web), compte administrateur du jeu.

4. Retirez ses droits dans le jeu lui-même s’il en avait : voir par exemple Whitelist et opérateurs.

5. Vérifiez enfin l’état de votre propre compte : mot de passe et double authentification, dans Profil, mot de passe et double authentification.

Danger

Supprimer un contact ne supprime pas ce qu’il a fait : les tickets qu’il a ouverts et les commandes qu’il a passées restent rattachés au compte. En revanche, si ce contact était le seul à recevoir les emails de facturation, plus personne ne les recevra. Réaffectez cette catégorie avant de supprimer.

Si ça ne marche pas

L’adresse email est refusée à la création. Elle est déjà utilisée sur CloudFive — souvent parce que la personne a créé son propre compte client par le passé. Utilisez une autre adresse, ou demandez par ticket comment rattacher l’existant.

Le contact se connecte mais ne voit aucun service. Les permissions n’ont pas été enregistrées, ou il s’est connecté sur son ancien compte personnel. Faites-lui vérifier l’adresse email affichée après connexion, puis recochez les permissions depuis le compte principal.

Le contact ne reçoit pas les emails. Vérifiez d’abord les catégories cochées sur sa fiche, ensuite ses indésirables. Une adresse de groupe qui redistribue le courrier bloque parfois les expéditeurs automatiques : testez avec une adresse individuelle pour trancher.

Un collaborateur a besoin de redémarrer le serveur, pas de voir les factures. Ce n’est pas un contact qu’il lui faut, c’est un sous-utilisateur du panel. C’est plus simple, plus rapide et sans accès à votre facturation.

Une action a été faite et personne ne sait par qui. C’est l’argument décisif contre le partage de mot de passe. Créez un contact par personne, puis écrivez au support depuis le compte principal si vous avez besoin de comprendre une opération passée.