Factures et paiements

Toutes vos factures CloudFive sont conservées dans l’espace client, réglées ou non. Cette page explique quand une facture est émise, comment la récupérer en PDF pour votre comptabilité, comment régler un impayé avant la suspension, et ce qui change si vous facturez au nom d’une société.

Tout se passe sur cloudfive.fr/manager, dans la section qui liste vos factures.

Comprendre le cycle de facturation

Le principe est le même pour tous les produits : vous payez à l’avance une période de service, et une nouvelle facture est émise avant chaque échéance.

• La date d’échéance du service est visible sur sa fiche — voir Gérer un service.
• Une facture de renouvellement est générée quelques jours avant cette date, pour vous laisser le temps de payer.
• Le cycle (mensuel, trimestriel, annuel… selon ce que vous avez choisi à la commande) détermine l’intervalle entre deux factures.
• Tous les services sont sans engagement : ne pas renouveler suffit à arrêter, mais mieux vaut le dire explicitement — voir Résilier un service.

Si plusieurs services arrivent à échéance dans la même période, ils peuvent être regroupés sur une seule facture. Un montant plus élevé que prévu vient souvent de là : ouvrez le détail avant de vous inquiéter, chaque ligne est nommée.

Aligner ses échéances

Payer tous ses services le même jour du mois simplifie la comptabilité. Le support peut ajuster les dates d’échéance pour les faire coïncider : demandez-le par ticket.

Consulter et télécharger une facture

1. Connectez-vous à cloudfive.fr/manager.

2. Ouvrez la section qui liste vos factures. Chaque ligne affiche un numéro, une date, un montant et un statut (payée, en attente, annulée).

3. Cliquez sur la facture pour en afficher le détail : les lignes de service, la période couverte, le montant hors taxes, la TVA et le total.

4. Utilisez l’action de téléchargement pour récupérer le PDF. C’est ce fichier qui fait foi pour votre comptabilité.

Une facture payée reste accessible indéfiniment : vous n’avez pas besoin d’archiver les PDF au fur et à mesure, même si c’est une bonne habitude.

Note

Les factures sont aussi envoyées par email à l’adresse du compte, et aux contacts qui ont choisi de recevoir les emails de facturation — voir Contacts et sous-comptes.

Régler une facture en attente

1. Ouvrez la facture dont le statut est en attente.

2. Vérifiez le détail des lignes et le total.

3. Choisissez un moyen de paiement parmi ceux proposés sur la page de paiement, puis validez. Les moyens disponibles et la façon de les enregistrer sont détaillés dans Moyens de paiement.

4. Attendez le retour sur l’espace client sans fermer l’onglet : c’est ce retour qui marque la facture comme payée.

5. Vérifiez que le statut est passé à payée et que la date d’échéance du service a avancé.

Attention

Un paiement validé chez le prestataire mais dont le retour ne parvient pas à l’espace client laisse la facture « en attente » quelques minutes. Ne repayez pas : attendez, actualisez, et si rien ne change au bout d’une heure, ouvrez un ticket avec la preuve de paiement. Un double paiement se rembourse, mais c’est du temps perdu pour tout le monde.

Comprendre les relances et la suspension

Une facture non réglée déclenche des rappels automatiques par email, puis la suspension du service : il est coupé, ses données sont conservées. Régler la facture lève la suspension.

• Les rappels partent à l’adresse email du compte. Une adresse qui ne fonctionne plus est la première cause de suspension subie « sans prévenir » : tenez-la à jour dans Profil, mot de passe et double authentification.
• Si des frais de retard s’appliquent, ils apparaissent comme une ligne distincte sur la facture. Les conditions figurent dans les CGV.
• Une suspension qui dure finit par mener à la résiliation, et la résiliation supprime les données.

Danger

N’attendez pas la coupure pour réagir. Si vous ne pouvez pas payer tout de suite, ouvrez un ticket avant l’échéance en expliquant la situation : un délai négocié coûte moins cher qu’un serveur réinstallé.

TVA et factures pour les entreprises

CloudFive est une société française : CloudFive SAS, SIRET 92087518400011, 55 rue Victor Hugo, 92400 Courbevoie.

Pour que vos factures soient utilisables en comptabilité, renseignez vos informations de facturation avant la première commande, dans votre profil :

1. Ouvrez les informations de facturation de votre compte.

2. Indiquez la raison sociale exacte, l’adresse du siège et, si vous en avez un, le numéro de TVA intracommunautaire.

3. Enregistrez, puis vérifiez sur une facture récente que l’en-tête est correct.

Le détail du calcul de la TVA figure sur chaque facture. Pour une question sur le régime applicable à votre situation (société étrangère, assujettissement, numéro intracommunautaire), écrivez au support ou à administration@cloudfive.fr : nous ne pouvons pas répondre de façon générale sans connaître votre cas.

Note

Les informations figurant sur une facture déjà émise ne se modifient pas depuis l’espace client. Corrigez votre profil, puis demandez par ticket la réémission de la facture concernée. Faites-le vite : plus la clôture comptable approche, plus c’est compliqué.

Si ça ne marche pas

Je ne trouve pas une facture. Les anciennes factures sont souvent masquées par un filtre sur le statut. Affichez toutes les factures, y compris les payées et les annulées. Si elle reste introuvable, c’est peut-être qu’elle appartient à un autre compte — vérifiez l’adresse email de connexion.

Le paiement est refusé. Le motif vient du prestataire de paiement, pas de CloudFive : plafond atteint, authentification bancaire non validée, carte expirée. Reprenez la procédure dans Moyens de paiement, section « paiement refusé ».

J’ai payé, le service est toujours suspendu. La levée de suspension suit l’enregistrement du paiement, pas l’ordre bancaire. Vérifiez que la facture est bien marquée payée. Si oui et que le service reste coupé plus de quelques minutes, ouvrez un ticket avec le numéro de facture — c’est l’information qui permet de traiter en une seule réponse.

Un montant que je ne comprends pas. Ouvrez le détail : un changement de formule en cours de période ajoute une ligne de prorata (explications), et un code promotionnel qui a expiré fait remonter le prix au tarif normal (explications).